Zur Vorbereitung können Sie folgende Anforderungsliste nutzen, um die erforderlichen Unterlagen zusammenzutragen: Datenraum Request List
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Aktuelle Handelsregisterauszüge der Gesellschaft
Angaben zu eventuellen Beschlüssen/ Tatsachen, die beschlossen bzw. zum Handelsregister eingereicht sind, aber noch nicht aus dem aktuellen Handelsregisterauszug hervorgehen
Organigramm der rechtlichen Struktur der Gesellschaft und ihrer Beteiligungen unter Angabe der jeweiligen Rechtsordnung, der sie unterstehen, nebst Höhe der Beteiligung
Aufstellung aller Beteiligungen der Gesellschaft an anderen Gesellschaften
Aufstellung der Betriebsstätten und Zweigniederlassungen
Gesellschaftsverträge in aktueller Fassung
Notarielle Gründungsurkunden sowie Gründungsbeschlüsse der Gesellschafter
Nachweis der Einzahlung der jeweiligen Einlageleistungen in voller Höhe
Gesellschaft als Sachgründung gegründet
Protokolle der Gesellschafterversammlung und Beschlüsse seit 01. Januar 2019
Bei Bareinlage: Kapitalerhöhungsbeschlüsse, Übernahmeerklärungen und Nachweise über Einlageleistung Bei Sacheinlage: Kapitalerhöhungsbeschlüsse, Übernahmeerklärungen, Einbringungsverträge, Sachgründungsberichte und Werthaltigkeitsbescheinigungen
Dokumentation über alle sonstigen Kapitalmaßnahmen mit zugehörigen Dokumenten und Absprachen
Darstellung der Übertragungskette der Gesellschaftsanteile auf die jetzigen Inhaber seit Gründung, notarielle Urkunden über die Übertragung von Anteilen sowie vollständiger Nachweis der Einzahlung
Geschäftsordnungen aller Organe und Gremien
Protokolle von Vorstands-, Aufsichtsrats- oder Beiratssitzungen der letzten drei Jahre, sofern vorstehend nicht bereits hochgeladen
Verträge mit den Geschäftsführern der Gesellschaft einschließlich aller Nebenvereinbarungen
Dokumentationen über Nebentätigkeiten der Geschäftsführer
Liste der Prokuristen, General- und Handlungsbevollmächtigten sowie Spezialbevollmächtigten und Kopien der Vollmachten
Verträge über stille Gesellschaften oder Genussrechte
Verträge zwischen den – ehemaligen und jetzigen – Gesellschaftern untereinander (soweit sie im weitesten Sinn die Gesellschaften betreffen)
Verträge über die Gesellschaftsanteile (Verpfändungen, Sicherungsabtretungen, Optionen, Treuhandverhältnisse, Nießbrauch, Unterbeteiligungen, Vorkaufsrechte, Stimmbindungsvereinbarungen etc.)
Sämtliche Verträge der Gesellschaft mit Unternehmen, an denen die Gesellschaft eine Beteiligung hält
Sämtliche Verträge der Gesellschaft und/oder deren verbundenen Unternehmen mit Gesellschaftern und/oder nahestehenden Personen, insbes. Dienst-, Beratungs-, Miet-, Darlehens- und Sicherheiten-Verträge
Angaben zu ggf. veräußerten Beteiligungen, in Bezug auf welche noch Haftungsrisiken bestehen
Anträge auf Eröffnung von Insolvenzverfahren über das Vermögen der Gesellschaft oder einer Tochtergesellschaft sowie Angaben zum Status des Verfahrens
Listenmäßige Umsetzung des jeweils aktuellen Deutschen Corporate Governance Kodex (soweit anwendbar)
Möchten Sie Informationen und Dokumente über die wesentlichen Verträge des Unternehmens aufnehmen?
Sämtliche Darlehens-, Kredit-, Garantie-, Bürgschafts- oder ähnliche Verträge
Sicherungsübereignungen, Pfandrechte, Hypotheken, Grundschulden oder sonstige Verträge, die Rechte Dritter an Vermögensgegenständen der Gesellschaft begründen
Bankkonten der Gesellschaft unter Angabe aller Verfügungsberechtigten, der Kontonummer, des Kontostands und der Höhe des Überziehungskredits
Darlehen der Gesellschaft an Gesellschaften, Mitarbeiter oder Dritte
Standardformulare der Gesellschaft, Rechnungs- und Bestellformulare sowie Garantien
Verträge mit den zehn (10) umsatzstärksten Kunden, gegebenenfalls einschließlich von Rahmen-, Dauerverträgen etc.
Sämtliche bestehenden Kooperationsverträge
Sämtliche Vertragsentwürfe sowie Informationen zu Vertragsständen mit (zukünftigen) Kooperations-/Vertragspartnern
Sämtliche Verträge mit Serviceleistern (z.B. PayPal, Microsoft etc.)
Sämtliche Verträge zu IT-Support
Sämtliche Verträge zur Wartung von Servern in Rechenzentren
Berichte der Geschäftsführung zur Geschäftsentwicklung während der letzten drei Jahre
Liste der Verträge, die mit einer Frist von mehr als 3 Monaten bzw. nur unter Abstandszahlungen gelöst werden können
Liste der Versicherungsverträge mit Darstellung der abgedeckten Risiken und Schadensfälle der letzten fünf Jahre
Liste aller Dauerschuldverhältnisse mit einer Darstellung des wesentlichen Inhalts sowie eventueller Kündigungsrechte aus Anlass der geplanten Übertragung
Verträge mit Handelsvertretern, Vertragshändlern, Lizenznehmern oder ähnlichen Vertriebsmittlern
Liste aller Handelsvertreter unter Angabe von Eintrittsdatum, Alter, eventuellen Besonderheiten
Kündigungserklärungen seitens der Handelsvertreter und/oder seitens der Gesellschaft
Liste wesentlicher Support-, Logistik- und Lagerverträge
Liste wesentlicher Dienstleistungs- und Beratungsverhältnisse jeglicher Art
Auflistung von Vorverträgen (Memorandums of Understanding, Heads of Agreement, Letters of Intent) in Bezug auf Projekte oder sonstige Vorhaben unter Angabe von Vertragsparteien und Gegenstand, soweit zulässig
Möchten Sie Informationen und Dokumente über das Personalwesen des Unternehmens aufnehmen?
VORLAGE
Liste aller Mitarbeiter (einschl. Geschäftsführer) unter Angabe von Eintrittsdatum, Alter, Funktion, Kündigungsfristen, Kündigungsschutz, Wochenarbeitszeit, Besonderheiten und letztem Bruttojahresgehalt inkl. etwaiger variabler Vergütung
Liste aller Versorgungszusagen, Pensionspläne und ähnlicher Vereinbarungen der betrieblichen Altersversorgung nebst entsprechenden Richtlinien und Satzungen der Unterstützungs- und Pensionskassen, betrieblichen Versorgungswerke o.ä.
Kopien aller Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und sonstiger zwischen der Gesellschaft und Gewerkschaften bzw. Betriebsräten bestehenden Kollektivverträge
Musterarbeitsvertrag einschl. Zusatzvereinbarungen (über Geheimhaltung, Arbeitnehmererfindungen, Wettbewerbsverbote etc.)
Arbeitsverträge sämtlicher Softwareentwickler enthaltend insbesondere Rege-lungen über Arbeitnehmererfindungen und Regelungen betreffend die Rechte an etwa entwickelter Software
Sämtliche Unterlagen für und im Zusammenhang mit einem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm
Liste sämtlicher Verträge über freie Mitarbeit, Subunternehmer, (Alters-) Teil-zeit und befristete Beschäftigung
Übersicht Personalkostenentwicklung/ Steigerungsrate der letzten drei Jahre sowie durchschnittliche Beschäftigungszeit/ Fluktuationsrate
Angaben über sämtliche, noch nicht vollständig abgewickelten Abfindungsvereinbarungen oder sonstigen Ansprüche gegen die Gesellschaft mit ausgeschiedenen bzw. ausscheidenden Mitarbeitern
Informationen über die Anordnung von Kurzarbeit innerhalb der letzten drei Jahre
Prüfberichte aller Prüfungen durch Sozialversicherungsbehörden in den vergangenen 5 Jahren
Organigramm der Arbeitsorganisation/ Ressortzuständigkeiten
Liste betrieblicher Übungen, z.B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld etc.
Verträge über den Einsatz von Leiharbeitern (insb. Überlassung AÜG-Erlaubnis)
Liste gemeldeter Arbeitnehmererfindungen
Bitte geben Sie an, auf welcher Grundlage die Gesellschaft Gebäude und Grundstücke verwendet:
GrundeigentumMiete / Pacht / Leasing
Aktuelle Auszüge aus dem Grundbuch und Erbbaugrundbuch
Eingetragene Belastungen, Grundschulden oder Hypotheken einschließlich der zugehörigen Darlehensverträge
Aktueller Lageplan, Baubeschreibung Gebäude sowie jede andere Dokumentation in diesem Zusammenhang (z.B. Angaben zur Teilung nach WEG, Teilungserklärungen, Dauernutzungsverträge etc.)
Private und behördliche Erlaubnisse und Genehmigungen in Bezug auf Grundstücke
Instandhaltungsbudgets der letzten drei Jahre bzw. Schätzung zum laufenden Jahr
Nachweise über Inspektion und Wartung der Haustechnik der letzten drei Jahre, weitere technische Unterlagen von Bewertungsrelevanz
Liste der wesentlichen Miet-, Pacht- und Leasingverträge mit einer Darstellung des wesentlichen Inhalts sowie eventueller Kündigungsrechte aus Anlass der geplanten Übertragung
Liste der sonstigen Miet-, Pacht- und Leasingverträge mit einer Darstellung des wesentlichen Inhalts sowie eventueller Kündigungsrechte aus Anlass der geplanten Übertragung
Sonstige Nutzungsüberlassungsverträge (z.B. Technikräume, Antennen, Küchen oder Vergleichbares)
Möchten Sie Informationen und Dokumente über das Geistige Eigentum des Unternehmens aufnehmen?
Liste aller Patente und Patentanmeldungen einschließlich Unterlagen betreffend die Übertragung von solchen Rechten; aktuelle Auszüge aus den jeweiligen Registern
Liste aller Marken und Markenanmeldungen einschließlich Unterlagen betreffend die Übertragung von solchen Rechten, aktuelle Auszüge aus den jeweiligen Registern
Liste aller Urheberrechte (soweit feststellbar oder eingetragen) einschließlich Unterlagen betreffend die Übertragung von solchen Rechten; aktuelle Auszüge aus den jeweiligen Registern
Liste aller sonstigen registrierten oder angemeldeten Immaterialgüterrechte (Warenzeichen, Geschmacksmuster, Domains etc.) einschließlich Unterlagen betreffend die Übertragung von solchen Rechten; aktuelle Auszüge aus den jeweiligen Registern
Liste urheberrechtlich geschützter Leistungen, die gemeinschaftlich entwickelt wurden
Liste aller Dritten, die Rechte an dem geistigen Eigentum der Gesellschaft haben
Lizenzverträge, (Werk-)Nutzungsverträge und sonstige Vereinbarungen auf dem Gebiet der gewerblichen Schutzrechte (insbesondere über die Nutzung fremder Software)
Verträge über den Kauf, die Entwicklung, Nutzung/Lizenzierung (Licensing in und Licensing out, Sublizenzverträge), Outsourcing und Pflege/Wartung der Software und Hardware der Gesellschaft (bei Standardsoftware lediglich Angabe der genutzten Software)
Dienst- bzw. Werkverträge mit allen Personen, die an der Entwicklung von Immaterialgüterrechten (inkl. Software) beteiligt waren/sind, die für die Geschäftstätigkeit der Gesellschaft von Bedeutung sind
Liste aller (aktuell und in Vergangenheit) verwendeten Open Source Software nebst Lizenzbestimmungen
Auflistung von sonstigen, nicht aus den vorgelegten Urkunden ersichtlichen Beschränkungen von Immaterialgüterrechten der Gesellschaft
Dokumentation zu laufenden Verfahren in Bezug auf Immaterialgüterrechte (z.B. Löschungs-, Widerspruchs- oder Nichtigkeitsverfahren)
Verletzungen von Immaterialgüterrechten und aktuelles Vorgehen dagegen
Firmeninternes Geheimnisschutzkonzept auf der Grundlage des Geheimnisschutzgesetzes (GeschGehG)
Übersicht der Nutzerstatistiken und registrierten Nutzer
Erklärung zur Nutzungsberechtigung, Dauer und Umfang im Zusammenhang mit Kundendaten
Übersicht der Auftragsdatenverarbeitungsverträge über Kundendaten
Möchten Sie Informationen und Dokumente über Öffentlich-rechtliche Verhältnisse des Unternehmens aufnehmen?
Verträge mit staatlichen Stellen, insbesondere über staatliche Zuschüsse einschließlich aller Auflagen und Bedingungen
Liste der Gestattungen und Erlaubnisse etc. aufgrund derer die Gesellschaften ihren Geschäftsbetrieb im gegenwärtigen Umfang betreiben
Liste erhaltener öffentlicher Leistungen, insbesondere Subventionen, Beihilfen oder Zuschüsse und ggfls. Darstellung der Rückzahlungsverpflichtungen
Verzeichnis und Beschreibung (Zusammenfassung) aller bekannten oder voraussehbaren wesentlichen Belastungen durch Umweltaltlasten aller Art (Luft, Boden,, Wasser) aller Umweltaltlastengutachten und Umweltstudien (oder wesentlichen Betriebe oder Betriebsteile)
Möchten Sie Informationen und Dokumente über Rechtssteitigkeiten des Unternehmens aufnehmen?
Aufstellung über gerichtliche und außergerichtliche Streitigkeiten, einschließlich Schiedsverfahren der Gesellschaft der letzten drei Jahre
Liste der drohenden, anhängigen und in den letzten drei Jahren erledigten Gerichts-, Straf-, Ordnungswidrigkeiten- oder förmlichen Verwaltungsverfahren der letzten drei Jahre
Verträge außerhalb des gewöhnlichen Geschäftsverkehrs der Gesellschaft, sofern nicht bereits aufgrund dieser Liste erfasst
Verträge – sofern noch nicht bereits aufgrund dieser Liste erfasst –, die an mittelbaren oder unmittelbaren Erwerb der Gesellschaft oder Erwerb einer Beteiligung an der Gesellschaft durch einen neuen Gesellschafter Rechtsfolgen knüpfen (Change-of Control-Klauseln)
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