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Wie kann man Kommunikationsdefizite innerhalb des Unternehmens ausgleichen? Innerhalb des Unternehmens ist eine gute Unternehmenskommunikation auch für den Datenschutz von besonderer Bedeutung.

Aber welche Kommunikationsarten gibt es eigentlich? Damit die interne Kommunikation im Unternehmen gelingt, kann auf drei Kerninhalte zurückgegriffen werden:

  • Auf die formelle interne Kommunikation: Davon sind alle Prozesse, welche Struktur und Handlung innerhalb einer Organisation nach innen und außen prägen sollen, erfasst und sie ist immer “mit einer Zielsetzung verbunden”.
  • Auf die informelle interne Kommunikation: Sie entsteht zwangsläufig in Gruppenprozessen und kann eine Organisation stützen aber auch aus dem Gleichgewicht bringen. Themen und Inhalte müssen sich nicht unmittelbar auf die betreffende Organisation, deren Zweck, Ziele und Zielerreichung beziehen.
  • Und schlussendlich auch auf die instrumentelle interne Kommunikation: Durch die Beobachtung und Auseinandersetzung mit der Reziprozität von formeller und informeller Kommunikation eröffnet sich die Möglichkeit, Kommunikation und Konsequenzen interner Prozesse und Beziehungen im Unternehmen zu erörtern, zu verstehen, zu ändern und zu optimieren.

Gute Kommunikationsprozesse zwischen IT-Abteilung und Fachbereichen

IT-Abteilungen und Fachbereiche bearbeiten ihre eigenen Themen, sodass sie in der Regel keinen Kontakt miteinander haben und eine echte Zusammenarbeit nur anlassbezogen stattfindet.

Doch welche Möglichkeit gibt es, die Kommunikation zu stärken?

Ein Sicherheitsmanagement muss für eine effektive Handlungsfähigkeit des Unternehmens übergreifend funktionieren und erfordert Kooperationswillen.

Primär- und Sekundärtätigkeiten sollten definiert und ausreichend dokumentiert sein. Dabei sollte die Beschreibung mindestens folgende Attribute umfassen:

  • Ziel/Inhalt,
  • Zuständigkeit/beteiligte Rollen,
  • vorangestellter Prozess/Input und
  • nachfolgender Prozess/Output.

Den Fachabteilungen sollten die festen Ansprechpersonen der IT-Abteilung bekannt sein. Es sollte ein regelmäßiger Informationsaustausch (kein informeller Austausch) zwischen der IT-Abteilung und der Fachabteilung stattfinden. Darin sollte auch geklärt werden, wie Aufgaben erledigt werden und mit welcher Vorgehensweise.

Bei der Kommunikation sollte die Fachabteilung sich präzise gegenüber der IT-Abteilung äußern.

Die IT-Abteilung hingegen, muss bei der Kommunikation darauf achten, dass Sie Komplexe IT-Abläufe so einfach verständlich kommuniziert, wie möglich (Komplexitätsreduktion). 

In der Praxis kann dafür z.B. eine sog. Requirements-Engineering-Methode eingesetzt werden und allgemein ist auf die Verwendung von einfachem Vokabular zu achten. Wie können die Methoden des Requirements-Engineering umgesetzt werden?

Die Methoden des Requirements-Engineering bauen auf vier Säulen auf und können mit der Beachtung der vier Säulen in die Praxis umgesetzt werden:

  • Ermitteln: Es werden Anforderungen ermittelt, detailliert und verfeinert
  • Dokumentieren: Es werden Anforderungen adäquat beschrieben werden, z.B. in Prosa oder modellbasiert
  • Prüfen und Abstimmen: Es wird die Qualität der Anforderungen sichergestellt
  • Verwalten (Requirements-Management): Es werden Tätigkeiten wie z.B. Anforderungen für Rollen vorbereitet

Bei gemeinsamen Arbeiten kann sich beispielsweise auf etablierte Vorgehensmodelle wie Scrum oder Prince 2 gestützt werden. Auch wirkt sich ein Ticket-System positiv auf die Zusammenarbeit aus.  Egal wie Sie sich entscheiden, das Konzept muss regelmäßig geprüft werden.